L’archivage fait partie des obligations des entrepreneurs s’ils veulent être en mesure de produire un document ou encore de retrouver une information. Il comprend plusieurs étapes qu’il convient de respecter pour pouvoir s’y retrouver et être productifs. Une gageure pour certains qui peuvent pourtant compter sur l’aide de professionnels pour y parvenir.
Archivage : les étapes pour le mettre en place
N’est pas archiviste qui veut. Cette excuse peut être utilisée par un chef d’entreprise qui s’est laissé déborder. Qui pourrait le lui reprocher alors que l’administratif ; selon toutes les études ; pèsent de plus en plus lourdement sur les épaules des professionnels ?
Pourtant, des archives bien classées pourraient être synonymes d’une augmentation de la productivité, d’autant qu’il devient obligatoire, pour répondre à la loi sur la transition numérique, de digitaliser tous ses documents papier.
La première étape consiste en le fait de faire un état des lieux : est-ce que déjà la pièce répond aux besoins de conservation du matériau papier ? Une pièce trop humide, baignée de soleil, où les insectes peuvent entrer, qui a eu un dégât des eaux sont autant de signes qu’il est temps de faire entreposer ses archives ailleurs et si ce n’est pas en interne, il est possible de demander à une société d’archivage de s’en occuper.
Le dépoussiérage, le tri et le récolement des archives sont l’étape suivante. Il n’est pas nécessaire de conserver à vie certains documents, mais pour être certain de ne pas se tromper ; ce qui pourrait être préjudiciable, là encore, mieux vaut demander de l’aide.
Qui appeler à l’aide quand on rencontre des difficultés avec son archivage
Une fois le tri fait, que faire des archives qui n’ont plus de valeur probatoire ou plus d’utilité pour le fonctionnement interne de la structure ? Les détruire est la seule solution, mais cette action mérite d’y prêter une attention certaine.
Les archives contiennent des informations et des données parfois sensibles et personnelles concernant la santé financière, les salariés ou les clients. Or, la loi RGPD suppose que des tiers n’y aient pas accès sans l’assentiment de toutes les personnes visées. Parce qu’il est toujours possible de reconstituer un document froissé ou déchiré, il faut le supprimer pour qu’il n’en reste plus aucune trace.
Une politique de classement doit être mise en œuvre pour pouvoir retrouver n’importe quel document en quelques instants.
Quand cela est fait, il reste à numériser selon les normes et les usages de la loi, des milliers de documents parfois en s’assurant à chacun d’entre eux que chaque signe, lettre ou chiffre soit lisible parfaitement.
De quoi se décourager, surtout quand on ne possède pas le matériel pour le faire, le personnel à échoir à cette tâche et que l’on craint, en outre, les erreurs d’une personne qui n’est pas formée à cela, ce qui est tout à fait normal.
Pourquoi ne pas confier toutes ces tâches ardues et cependant nécessaires à une entreprise d’archivage ? Elle peut prendre le relais, tout comme on peut lui externaliser l’entièreté de l’archivage car elle connait ces étapes par cœur.
Les archives ainsi digitalisées sont classées dans un espace de stockage dématérialisé choisi par l’entrepreneur au regard de ses besoins. Il est possible de limiter l’accès à certaines informations en mettant par exemple des niveaux d’autorisation en fonction du profil de l’utilisateur.
Parce que l’archivage désormais, sera de la responsabilité de tous les salariés, des actions de sensibilisation peuvent être menées afin qu’ils en comprennent les enjeux, les procédures à adopter et les actions à mettre en œuvre. La liste des avantages les incitera certainement à les mettre en pratique rapidement pour gagner en productivité sans perdre un temps précieux.